在本文中
什么是活动策划业务?
在2019冠状病毒病大流行之前，英国的活动行业价值高达423亿英镑。尽管该行业在疫情期间遭受了巨大打击，但随着行业的复苏和活动数量的大幅增加，该行业迅速复苏，现在是建立活动策划业务的大好时机。
活动策划业务需要计划、协调和管理活动，例如:
-
-
- 派对。
- 婚礼。
- 会议和展览。
- 公司活动，如研讨会、研讨会和贸易展览。
- 会议。
- 宗教仪式，如洗礼和成人礼
- 虚拟的事件。
- 筹款和慈善活动。
- 活动。
- 节日、集市和音乐活动。
- 体育赛事。
- 弹出事件。
- 户外活动。
- 有组织的活动，如游行。
- 社会活动。
-
你可以选择专注于一种类型的活动，比如婚礼，专注于在特定地点举办的活动(通过与一个或多个场馆合作)，或者根据客户的要求组织各种类型的活动。
一些活动策划公司由多个活动策划人员组成。或者，你也可以选择成为你公司中唯一的活动策划。
作为一名专业的活动策划人员，你将参与到活动的策划中，通常从开始到结束。
你的职责可能很广泛，可能包括:
-
-
- 会见客户。
- 制定预算。
- 建立时间表。
- 寻找并预定合适的场地。
- 计划菜单。
- 选择或联系与会者。
- 安排活动、娱乐活动或演讲。
- 安排交通和/或住宿。
- 与承包商安排，如食物，饮料和娱乐。
- 与现场工作人员沟通。
- 取得有关许可证及牌照。
- 安排节目和协调时间。
- 安排设备、设施和装饰。
- 管理风险。
- 处理付款和发票。
- 在那天设置。
-
为了尽可能顺利地计划活动，许多活动策划企业与其他企业和承包商合作。这可以确保你总是使用你知道的提供良好服务和可靠的公司。
要成为一名成功的活动策划人，你需要具备某些特质。特别是，良好的组织能力和良好的沟通能力是企业成功的关键。
由于事情并不总是按计划进行，你还需要能够独立思考，有创造性的解决问题的能力，在压力下不会惊慌失措。商业天赋和对你所做的事情的真正热情也是你事业成功的必要条件。
客户类型
确定你的典型客户群是一个重要的步骤时，开始一个活动策划业务。
你的典型客户群取决于以下几个因素:
您计划的活动类型:
如果你选择专注于特定类型的活动，如婚礼策划或公司活动，这将显著影响你的典型客户群。确定你计划组织的活动类型可以帮助你确定你的典型客户，你的品牌，你的营销和广告策略。
贵公司提供的服务:
你是要组织整个活动，这意味着你需要提供各种各样的服务，还是你将专注于特定的服务?活动策划人员提供的一些最受欢迎的服务包括场地采购和租用、组织餐饮、场地装饰和活动推广。你提供的服务会吸引特定的客户。
你的定价策略:
你的定价应该反映你的服务，你所做的计划水平，以及你将计划的活动类型。一些客户会寻找预算友好的活动策划，而另一些客户则更喜欢高端更豪华的活动策划。您计划的活动类型以及它们将持续多长时间将对您的定价策略产生重大影响。例如，与策划周年纪念派对相比，策划一场年度音乐节可能要费时得多，而且价格也要高得多。
你的位置:
许多活动策划者专注于一个特定的领域。例如，如果你的总部在伦敦，你可能主要在城市内策划活动。这会影响你可能吸引的客户类型。
你需要的装备
您的设备要求可能会有所不同，这取决于以下几个因素:
-
-
- 你计划的活动类型。
- 是否与外部承包商和公司合作。
- 无论您选择租用或购买设备。
- 提供设备是否包括在你提供的服务中。
-
以下是活动策划业务可能需要的设备的广泛列表。参考清单，以帮助您确定您的业务需要什么设备。
移动PC
笔记本电脑是你活动策划业务的必备设备。便携性可以让你携带你的笔记本电脑去参加每一个活动。如果你雇佣了额外的活动策划人员或其他工作人员，他们将需要自己的笔记本电脑。中端笔记本电脑通常起价500英镑，高规格笔记本电脑最高可达3000英镑。
桌面显示器
当你需要更大屏幕的时候，比如创建和查看大型电子表格、项目计划和平面图时，你可以把它插到笔记本电脑上。它还为您提供了多屏幕工作的选项，如果您同时计划多个活动，这将是有益的。台式显示器起价约为100英镑。
移动电话
你需要一部商务手机，可以用来联系客户、回复邮件和获取活动信息。每个员工都需要自己的手机。手机的价格通常在200英镑到1500英镑之间。
一个网站
一个网站是必不可少的活动策划业务。你的网站将是一个关键的广告工具。你可以展示你以前的工作，并提供你的联系方式，业务信息和价格。你的网站也可以作为你的销售平台。你可以自己建立网站，也可以花钱请专业人士建立网站。
备份和存储
建议备份你所有的数据和以前的工作，以防你的电脑丢失或损坏。您可以选择外部硬盘驱动器或云存储。您可能需要一次性支付费用，或按月或年支付费用。
一台打印机
你可能需要打印发票、座位表、许可证、舞台通行证、时间表和其他重要信息。一台打印机只需40英镑，不过你也可以选择更贵、规格更高的打印机，以确保你的物品看起来更专业。
一个碎纸机
任何关于客户和其他业务的个人信息都需要正确处理。这有助于保护敏感数据，并确保您的业务运作符合数据保护法律。一台碎纸机只需20英镑就能买到。
家具
你可能需要的办公家具包括桌子、椅子和安全文件柜。你需要的家具数量取决于你是在办公室还是在其他工作空间，还是在家里办公。
名片
这些可以用于广告目的。你可以把它们送给潜在客户和其他与你合作的企业，也可以把它们留在你举办活动的地点和场所。名片是一种相当实惠的营销工具，500张名片的价格在15英镑到200英镑之间。价格会根据使用的材料、表面处理的质量和设计而有所不同。
一辆车
许多活动场地可能无法乘坐公共交通工具到达。即使场地很容易到达，有一辆车也会帮助你节省旅行时间。如果您需要运输任何设备到活动现场，您的车辆需要足够大以存放设备。车辆的成本取决于制造商和型号，以及它是新车还是二手车。
延长线和插座线
建议你随身携带备用的电线，以防你到达一个地点，发现没有足够的电线，或者插头不在他们需要的地方。
急救箱
尽管场馆应该有自己的急救箱，但建议你随身携带一个急救箱，以防发生意外或受伤。只要花10英镑就能买到一个储备充足的急救箱。
典型的定价
了解与建立和运行活动策划业务相关的典型成本可以帮助您更好地规划您的业务。
您的预期成本将根据您的业务规模和您计划的活动类型而有所不同。
请参考下面的清单，了解与活动策划业务相关的大致成本:
设备
设备的成本取决于你需要多少设备。你的活动策划业务越大，你需要的设备就越多。您可以选择最初购买较少的设备，并随着业务的增长而扩展设备。购买设备的成本可能在1000英镑到3万英镑之间。
前提
一些活动策划者在办公室或其他场所经营他们的业务。如果你需要雇佣其他员工或者需要进行面对面的会议，办公室对你的业务是有益的。如果你选择租用房屋，租金通常按每平方米计算，根据你的位置，租金每年从500英镑到15,000英镑不等。
品牌
品牌可以帮助你建立你的企业身份，使你在竞争中脱颖而出。品牌可以包括创建企业的视觉标识、标志、企业名称和创建企业网站。你可以聘请专业人士帮你做品牌推广，也可以自己做一些工作。打造品牌的成本在500英镑到1万英镑之间，具体取决于你需要的品牌数量。
营销和广告
市场营销和广告是吸引客户和发展业务的重要方式。为了确保您的活动策划业务吸引客户并赚取收入，您必须在营销和广告方面进行投资。建议你将年营业额的1%到3%用于市场营销。例如，如果你的年营业额是5万英镑，建议你每年在营销上花费500到1500英镑。当你第一次创业时，你可能需要在广告和营销上投入更多的钱，以确保你的企业是知名的，潜在的客户知道你。
维护、修理和更换设备
维修、维护和更换是你需要考虑到你的预算的持续成本。维护设备并确保其正确使用可以延长其寿命，但维修和更换仍然是不可避免的。
运营成本
与您的活动策划业务相关的运行成本可能包括电力、煤气、水和市政税。如果你使用汽车，你还需要包括汽油、MOTs、服务和保险等费用。
工作人员
最初你可以独立经营你的企业，然后随着企业的发展雇佣员工。你可以将员工雇佣为正式员工或独立的自由职业者。如果你长期雇佣员工，你需要支付他们至少9.5英镑每小时的国家最低工资，并考虑其他费用，如假期工资、病假工资和产假/陪产工资。
商业保险
您的活动策划业务可能需要的一些保险包括:
-
-
- 公共责任保险。
- 财产保险。
- 事件取消保险。
- 专业赔偿保险。
- 雇主责任保险。
- 设备覆盖。
-
一旦你计算了与建立和运行你的活动策划业务相关的典型成本，你就可以确定你的定价策略。
一般而言，活动策划者收取的费用占活动总成本的10%至20%。这意味着你的收入将取决于你计划的活动的规模和预算。例如，如果您计划的活动预算为5万英镑，那么您的费用将在5000英镑至1万英镑之间。
在计算定价策略时，你必须决定是否:
-
-
- 收取活动预算的一定比例。
- 对你的服务收取固定费用。
- 按小时计费。
- 按佣金收费。
-
安全运营活动策划业务
当你的场地、承包商和工作人员每次都要更换时，确保你的活动安全运行和安全程序的实施就会变得更加困难。
许多安全考虑将是场馆的责任。但是，为了保护您的业务和客户，您应该确保每个场所和独立承包商都适当地实施了安全措施。
您的活动策划业务应该遵循的一些安全程序包括:
确保活动有适当的人员配备
确保你计划的活动有正确的人员配备是确保你的客户和客人安全的重要方法。在计算必要的人员配备水平时，要考虑到会有多少客人，以及你的员工将承担的职责类型。
确保清洁程序和政策的执行
每个场馆都有不同的清洁政策，确保这些政策有效并在活动前和活动期间得到正确执行将是你的责任之一。要求场馆向你提供他们的清洁政策，并提前查看。
确保员工接受健康和安全培训
这有助于确保在任何时候都安全操作，即使你不在场。每个场馆都对员工有不同的培训要求，如果你雇佣外部承包商，他们的培训也可能不同。使用接受过消防安全、COSHH意识、电气安全意识和Covid-19意识培训的员工，有助于确保活动安全举行。
注意噪音危害
在活动策划行业中，噪音水平有时会很高，尤其是在播放吵闹的音乐时。管理噪音危害确保你意识到噪音水平是否过高。如果你或你的员工经常参加吵闹的活动，购买降噪耳机可以帮助你免受伤害。
记录
您应该保存任何风险评估、健康和安全政策、员工培训和设备维护的最新记录。你还应该记录下发生的任何事故或伤害。
实施应急程序
每个场馆都应该已经实施了应急程序。熟悉这些程序，给你的客户提供一份副本，并确保正确地展示给客人看。应急程序可适用于火灾、洪水、爆炸、化学品泄漏和恐怖主义事件。
索取任何执照的副本
向场馆、承办商和公司申请牌照有助于保护你的业务。确保您只与获得适当许可的公司和个人合作，并索取这些许可的副本，以便您确定其有效性。
法律要求
确保你遵守所有的法律要求可以帮助保护你，你的企业和你的客户。
一些法律要求将是你举办活动的场所的责任。然而，作为活动策划者，你应该确保你检查他们是否符合法律要求。
在建立和运行您的活动策划业务时，您应该了解的一些法律要求是:
遵守一般数据保护条例(GDPR)和数据保护法(DPA)
在存储或共享个人信息时，您必须遵守这两条法律。你亦必须申请处理个人资料通知书牌照。你可以用资讯专员公署(资讯专员公署)．如果你使用闭路电视系统或处理个人信息，如工资信息或客户帐户和记录，你需要向ICO申请牌照，并每年更新注册。
确保场地持有场地牌照
你使用的任何场地都必须有场地牌照。凡举行须领牌活动的场地均须持有本牌照。该牌照涵盖销售和供应酒类、受管制的娱乐活动和深夜食物或饮料。场地亦必须有一名持有个人牌照的指定场地监督。
确保所有活动挑战未成年人饮酒
在英国，向18岁以下的人提供酒精饮料是违法的。您管理的事件必须要求查看您认为未成年的任何个人的ID。采用挑战25政策通过要求任何看起来小于25岁的人提供身份证，可以帮助防止你的企业错误地向未成年人提供酒精。
进行风险评估
您应该识别任何潜在的危险和风险，以及如何减少或消除这些危险和风险。你应该考虑与人工操作活动、电气和气体安全、食品、娱乐、烟花和任何临时建筑物相关的危险。你需要为你计划的每一个事件做新的风险评估。
作为风险评估的一部分，你应该:
-
-
- 识别危害。
- 确定哪些人可能有风险。
- 评估任何潜在的风险。
- 落实相关安全措施。
- 记录风险评估的结果。
- 定期回顾风险评估。
-
遵守2010年平等法案，确保你有残疾条款
平等法案促进残疾人的平等，确保他们不受歧视。您必须遵守该法案，并满足有关残疾条款的所有法律要求。考虑物理上的可达性，如轮椅通道和残疾人厕所，以及活动的可达性，如大型印刷品活动计划、听力循环、字幕和导盲犬的欢迎。
遵守临时电气设备的安全检查
如果您管理的任何活动要求您临时安装任何电气设备，如照明、扬声器、舞台结构或发电机，您可能需要申请许可证书，并确保安装设备的人员具有正确的资格。
确保消防安全
作为活动策划人员，您的一些消防安全要求包括:
-
-
- 进行消防安全风险评估。
- 有疏散计划的记录。
- 定期检查你的风险评估和疏散计划。
- 进行消防演习。
- 确保逃生路线畅通无阻。
-
遵守1992年《手工操作规程》
手动操作规则可以帮助保护您、您的员工以及任何外部工人或承包商，使其免于因手动操作任务而受伤或生病。这些规定适用于任何物体的升降或移动、弯腰和举高以及重复的动作。
遵守《伤害、疾病和危险事件报告条例》(RIDDOR) 2013
RIDDOR规定你必须报告在你的企业经营期间发生的所有伤害、疾病和危险事件。必须使用适当的记录文件向健康与安全执行局(HSE)报告。
《工作中的健康与安全》等。1974年法案
如果你雇佣任何员工作为你业务的一部分，你将需要遵守工作中的健康和安全等。的行为。这个法案列出了英国所有雇主在确保工作场所每个人的健康、安全和福利方面的责任。作为企业的所有者，您将负责保护您的员工和任何客户或客人的健康和安全。
《有害健康物质管制》，2002年
COSHH法律规定你(企业主)必须控制任何可能对健康有潜在危害的物质。您必须评估、控制和减少任何风险或潜在危害，并保护个人免受伤害。
执行健康和安全政策
健康和安全政策是英国所有企业的法律要求。你应该有适当的政策来保护你的客户、活动嘉宾和任何员工或承包商。您的政策还应包括消防安全程序和应急程序。
购买正确的保险
虽然有些类型的保险只推荐给你的企业，但其他类型的保险是法律要求的。在英国，所有的活动策划人员都必须有公共责任保险和雇主责任保险。
登记业务
你必须在开始经营之前向英国税务海关总署注册。你可以注册为个体经营者或有限责任公司。你需要登记你的公司名称和其他相关信息。
办理自评税登记
这允许你每年计算和支付自己的税款。你每个月都需要跟踪你的财务状况，并提交任何费用作为纳税评估的一部分。
拥有一个活动策划业务的积极因素
开始一项活动策划业务在很多方面都是非常有益的。
拥有这类企业的一些积极因素包括:
不同的工作
一个活动策划业务永远不会无聊。你可以计划各种各样的活动，每个活动都可能是不同的。你将在不同的场所与不同的客户合作，每天将做不同的任务。即使你在一个活动上工作了很长一段时间，你仍然会以不同的节奏工作，并参与不同的组织方面，这取决于你处于计划的哪个阶段。
遇见有趣的人
你会遇到各种各样的人，从客户到活动嘉宾，艺人，演讲者和其他企业主。如果你喜欢结识新朋友，这是非常积极的。
扩大你的社交网络
在你的工作中，你会接触到许多不同的场所、企业、承包商和公司。这可以让你扩大你的网络，并获得有价值的行业见解。您甚至可以选择与企业和承包商建立联系和合作关系，以帮助您发展活动策划业务，并更顺利地协调活动。
它可以很有趣
作为你角色的一部分，你可能会被要求参加活动，参观不同的场地，面试艺人和策划餐饮。这可以是令人愉快和有趣的。
选择你计划的活动
你将有权选择自己的客户。你可以专注于你最喜欢或更有利可图的特定活动，只接受你相信会与你有积极工作关系的客户。
选择工作时间
作为一个个体经营者，你可以选择工作的时间是少还是多。你可以做全职的活动策划，也可以只做兼职。如果你计划度假或需要休息，你可以拒绝任何重叠的活动。计划自己的工作时间是自主创业最大的好处之一。
这是一个不断发展的行业
活动越来越多，活动策划也变得越来越受欢迎。现在是建立一个活动策划业务的好时机，有很多机会让您的业务增长并获得成功。
启动成本低
与许多其他业务相比，活动策划业务的启动成本很少。这让你更容易建立你的业务，并允许你更快地启动它。低启动成本也能让你更快地开始盈利。
奖励工作
计划某人梦寐以求的活动并看到活动成功是非常值得的。你的客户可能会非常感激你，甚至会把你推荐给他们的朋友和家人，或者为你提供回头客。这不仅能带来经济上的回报，而且知道你的工作做得很好也能给你个人带来回报。
无限的收入潜力
活动策划业务是非常有利可图的。根据你计划的活动的规模和复杂程度，你可以向你的客户收取高昂的价格并赚取高额利润。你也可以通过雇佣额外的活动策划来扩大你的业务，让你进一步最大化你的利润。
获得曝光和经验
活动策划是一个获得曝光率的好行业。策划一场高调或成功的活动可以帮助你的企业变得知名，并为其他活动打开大门。业内的其他企业也可能推荐你，让你扩大你的客户群和你的业务。
在当地社区工作
为了方便起见，许多活动策划者都在当地工作。这不仅可以让你采购当地产品和利用当地企业，还可以让你在当地社区建立联系。这对你的个人生活和职业生活都有好处。
拥有一个活动策划业务的负面影响
创业是一件很困难、要求很高的事情。没有意识到潜在的缺点或你可能面临的困难会使你的企业更难成功。
在建立和运营活动策划业务时，您可能会遇到一些潜在的缺点:
不与人亲近的小时
作为一名活动策划，你需要长时间工作。你计划的许多活动都将在晚上和周末举行。在圣诞节和夏季，许多活动也更受欢迎，这意味着你可能无法在这些时间休假或度假。即使你不参加这些活动，你也需要随时待命，以防出现任何问题或问题。
这可能会很有压力
活动策划者有很多责任，必须同时与很多人协调。如果问题发生了，作为事件协调者，客户和其他专业人士都可能让你负责。这可能会对你的业务产生负面影响，给你带来额外的压力。
可能会很累
活动策划对体力和脑力都有要求。在活动当天，你可能会参与举重和搬运等体育活动，并且可能一整天都要站着。如果你要安排和监督活动，你也可能要工作很长时间。即使是在活动的准备阶段，你所承担的责任数量也会让你精神紧张。
有些客户可能很难
有些客户可能有很多要求，对你期望过高。他们可能要求很高，很难处理，作为活动策划者，你将是他们希望解决问题的人。让你的客户、客人、员工和承包商满意是很难管理的。
该行业受到经济的严重影响
在经济衰退、经济低迷或Covid-19大流行等情况下，活动策划是受影响最严重的行业之一。你可能会经历一段时间，你无法工作或赚到足够的利润来资助你的生意。
工作可能不一致
一年中的某些时候，比如圣诞节和夏天，可能会更忙。这可能意味着你在一年中的其他时候几乎没有工作。这使得预测你的收入和计划你的支出非常困难。如果你雇佣了员工，不稳定的工作可能会对你的生意不利，因为不管你的工作有多少，你仍然需要支付员工工资。
通常要求有经验
从头开始一个活动策划业务可能是非常困难的，特别是如果你没有任何经验的话。为了让你的企业成功，你可能需要首先在行业内工作，在其他企业做志愿者，并建立行业联系。
经常旅行
即使你在当地工作，你的工作仍然需要经常出差，特别是当你要参观不同的场所，拜访不同的客户和承包商时。这既费时又昂贵。
策划您的活动策划业务
商业计划是确保企业成功的重要工具。商业计划可以帮助你规划业务的每个阶段，创建有效的增长战略，计算你的财务状况和预测你的利润。
你的商业计划应该包括以下信息:
-
-
- 你的公司信息。
- 贵公司简介。
- 您将提供的活动策划服务。
- 你的品牌，营销和广告计划。
- 你的业务结构。
- 你公司的运营计划。
- 你公司的财务计划。
-
在规划你的业务时，你应该考虑一些重要的因素:
你会计划什么类型的活动?
你是专门从事某一类型的活动，还是为各种活动提供活动策划。做出这种区分是建立你的业务的第一步，可以帮助你确定你的目标客户群和定价政策。
你们将提供什么服务?
活动策划者可以参与大量的服务，从寻找场地和娱乐，到处理财务。确定哪些服务是你实际能够提供的，并考虑是否可以与其他公司或承包商合作提供剩余的服务。
你的典型客户是谁?
一旦你确定了你要计划的活动类型和你要提供的服务，你就可以确定你的典型客户群。了解你的典型客户可以帮助你规划你的广告和营销策略，以及如何使你的企业对潜在客户最有吸引力。
你会雇佣其他员工吗?
您可以雇用其他活动策划人员，使您能够一次计划多个活动，或雇用其他工作人员，如接待人员和摄影师。你可以选择在最初没有其他员工的情况下经营你的企业，然后随着业务的发展雇佣员工。
你们对设备有什么要求?
参考上面的列表，以帮助您确定您的设备要求。你需要决定你需要什么设备，并研究哪些设备将由其他来源提供或租用。在决定设备需求时，要考虑你将提供的服务、计划的活动类型、预算和客户的需求。
考虑本地竞争
在你所在的地区，是否有其他活动策划公司或专门从事与你相同的细分市场的公司?如果是的话，考虑一下他们的定价，他们提供的服务，他们的品牌，营销和广告策略，以及他们擅长什么。
你们的启动成本和运营成本是多少?
参考上面的清单可以帮助你计算启动成本和运行成本。了解你的大概成本可以让你决定如何为你的企业融资，以及你什么时候可能开始盈利。它还可以帮助你确定你的定价策略。
你们的定价策略是什么?
一旦你计算了你的启动成本和运行成本，你就可以计算你的定价策略。在决定定价时，要考虑你的位置、设备、经验和你计划的活动。
你的商业目标是什么?
规划您的活动策划业务并制定一年、三年和五年计划对您业务的成功和增长至关重要。有明确的商业目标和商业计划可以让你的企业更有可能成功。
你的商业目标应该是明智的:
- 年代=具体
- 米=可衡量的
- 一个=可以实现的
- R=现实
- T=有时限的
你是否遵守了所有的法律规定?
参考上面的法律要求清单，检查你是否遵守了所有的要求和规定，所有的文件都是准确的。不遵守法律要求可能会对您的业务产生不利影响，或可能导致罚款、强制关闭业务，情节严重的可能会被起诉。
